Je agenda de baas

Waar kies je voor? Voor een ademende of een verstikkende agenda? Voor urgentie of voor belangrijkheid? Word je agenda de baas. Kies voor de dingen die er echt toe doen. Negen tips.

Tekst Marieke Davidse

1. Sta stil
Hoe je je tijd indeelt heeft, volgens Stephen Covey, de auteur van de zelfhulpboeken De zeven eigenschappen van effectief leiderschap en Prioriteiten, alles te maken met het evenwicht tussen dingen doen die je urgent vindt, dan wel dingen doen die fundamenteel belangrijk voor je zijn. Volgens Covey vergeten we in de waan van de dag wat essentieel voor ons is en wat ons leven inhoud en zin geeft. In plaats van te kiezen voor de dingen die ertoe doen, haasten we ons van de ene urgentie naar de andere met onze drukke agenda’s in de hand.

2. Analyseer
Covey stopt de begrippen ‘urgent’ en ‘belangrijk’ in vier kwadranten. In kwadrant 1 vind je de zaken die urgent en belangrijk zijn. Hier dien je direct in actie te komen. Denk bijvoorbeeld aan een woedende ouder of een ongeluk op het schoolplein. Kwadrant 2 staat voor wat belangrijk voor je is, maar niet urgent. Dit is het kwadrant waarin je de planning voor de lange termijn verricht en waarin je probeert problemen te voorkomen. Waarin je je vaardigheden vergroot en je voorbereidt op werkelijk belangrijke zaken. Waarin je investeert in relaties door welgemeend en intens te luisteren en je reflecteert op je eigen gedrag. Hoe meer tijd je in dit kwadrant doorbrengt, des te groter je vermogen om de juiste dingen goed te doen. Als je dit kwadrant negeert, vergroot je kwadrant 1 en zo creëer je werkdruk en stress.
Kwadrant 3 omvat alles wat je urgent vindt, maar niet echt belangrijk is. De activiteiten in dit kwadrant zijn alleen van belang voor iemand anders, als ze al belangrijk zijn. Je besteedt veel tijd aan kwadrant 3 in een poging tegemoet te komen aan de prioriteiten en de verwachtingen van anderen. Kwadrant 4 is het kwadrant van de verspilling. Hier vlucht je naartoe om op adem te komen van je geschipper tussen het eerste en derde kwadrant. Je brengt je avonden bijvoorbeeld zappend voor de tv door, te moe om voor een andere invulling te kiezen. Dit kwadrant geeft je geen energie.

3. Breng je werkdruk in kaart
Teken op een vel papier twee assen. Langs de verticale as komt je werkdruk te staan, waaraan je scores van 1 tot en met 10 verbindt. Langs de horizontale as noteer je de weken van het jaar, inclusief de vakantieweken. Vervolgens bepaal je de gemiddelde, gevoelsmatige werkdruk per week. Na het tekenen komt het belangrijkste onderdeel van deze oefening: het interpreteren van wat de grafiek je vertelt. Zijn er grote pieken en grote dalen zichtbaar over het schooljaar heen? En compenseren die elkaar waardoor je met meer acceptatie de overvolle weken kunt doorstaan? Kun je je werkzaamheden spreiden?

4. Handel!
Onderken je energiegevers en energievreters en ga over tot actie. “Inzicht zonder handeling geeft geen verandering”, vindt Claar Spierdijk, loopbaancoach en trainer. “Een directeur van een basisschool was overtuigd dat zijn deur altijd en voor iedereen open moest staan. Deze overtuiging brak hem op een gegeven moment op, hij werd belaagd met vragen. Hij besefte dat hij zo zijn eigen werkdruk creëerde. Maar zijn deur dichtdoen was niet de oplossing, achter die deur voelde hij zich namelijk ook niet gelukkig. Nieuw gedrag aanleren gaat meestal gepaard met ongemakkelijke gevoelens. Je stapt als het ware uit je comfort zone naar je stretch zone en dat vraagt bewust kiezen voor en zoeken naar - voor jou - nieuw gedrag. Accepteer dat je je daarbij onzeker, schuldig of wellicht angstig voelt. Deze gevoelens vallen je tijdelijk lastig.”

5. Verhoog je tolerantiedrempel
Dagelijks word je geconfronteerd met onverwachte situaties. Hoe je hiermee omgaat, heeft veel te maken met je tolerantiedrempel van dat moment. Als die drempel laag is, zullen situaties en mensen je snel boos, gefrustreerd of verdrietig maken. Je kunt je tolerantiedrempel verhogen door er van een afstandje naar te kijken en ontspanning te zoeken. Wellicht is mini-meditatie een manier om even afstand te nemen. Hoe vaker je deze meditatie doet, hoe groter het effect. Zoek een plekje waar je ongestoord je ogen kunt sluiten en ga ontspannen zitten. Sluit je ogen. Concentreer je op je ademhaling en laat je gedachten voorbij drijven. Word je bewust van je lijf door met aandacht van je tenen naar je kruin te ‘wandelen’.

6. Heft in eigen hand
Muriel Borst, teamcoördinator op een mbo, was niet meer tevreden met haar werk. Teveel hapsnap en te weinig grip, vond ze. Ze analyseerde haar werksituatie tijdens een training zelfmanagement en wat bleek? Ze bevond zich in de klaagmodus. “Zaken op mijn werk overkwamen me, vond ik, en ik gaf anderen en de omstandigheden de schuld. Ik leerde op zoek te gaan naar de dingen waarop ik wel invloed heb. De zaken waarop ik geen invloed heb, kan ik zijdelings beïnvloeden omdat ik er positief insta: bij de zoveelste verandering die het management aankondigt, kan ik vanuit boosheid en machteloosheid reageren, maar ik kan ook meedoen en het beste ervan maken. Heb ik geen invloed of is het niet mijn probleem, ook dan heb ik een keus. Ik kan het probleem bij de eigenaar neerleggen, door te signaleren en te vertellen wat me opvalt. Overgeleverd zijn aan anderen en de omstandigheden is verleden tijd. Ik heb het heft in eigen hand.”

7. Met aandacht
Borst boog haar ‘hapsnapgedrag’ om door bijvoorbeeld met meer aandacht gesprekken te voeren en de andere 78 dingen die nog gedaan moeten worden, even te parkeren. “Hierdoor krijgt een gesprek van drie minuten, even tussendoor op de gang, toch kwaliteit en aandacht. De ander voelt zich gehoord en we bevinden ons fijn in kwadrant 2 in plaats van 1.”

8. Ken jezelf
Paul Maijenburg, docent ondernemersvaardigheden op het Roc Flevoland, wilde anders leren omgaan met stress. “Ik lijd aan een lichte vorm van zelfoverschatting”, lacht Maijenburg. “Mijn enthousiasme is ontembaar, maar via de achterdeur sluipen kribbigheid, onrust en slecht slapen naar binnen als ik teveel hooi op mijn vork neem. Ik leerde tijdens een training timemanagement om collega’s en betrokken afdelingen vroeg bij mijn projecten te betrekken en hen voor te leggen wat ik van plan ben. Hun argumenten en opmerkingen zijn van onschatbare waarde. Zo ga ik beter voorbereid te werk en plan ik mijn tijd realistischer in.”

9. Kies voor energie
Het is legitiem om voor jezelf te kiezen, weet Maijenburg nu. “Ik kreeg de gelegenheid om ondernemersvaardigheden te gaan doceren. Het was tamelijk lastig om weg te gaan bij mijn oude team, er was niet direct een vervanger. Toch koos ik ervoor te vertrekken, want ik wist dat deze nieuwe uitdaging een energiegever zou worden.”

Meer lezen? De zeven eigenschappen van effectief leiderschap, Stephen Covey, ISBN 9789047054641, €26,50. Prioriteiten, Stephen Covey, ISBN 9789025414603, €26,50.