Registratiedwang

De ontwikkeling van leerlingen moet doorlopend gevolgd kunnen worden, en als jij ziek bent, moet een invalkracht je les makkelijk kunnen overnemen. Om deze doelen te bereiken, moet je regelmatig administreren. Tien tips.

1
Zie het nut ervan in
Vroeger hield je in een agenda bij hoe leerlingen ervoor stonden. De cijfers zette je in een aparte bijlage en over sommige leerlingen maakte je een notitie, ergens in de kantlijn. Anno 2010 moet de ‘leerlijn’ van iedere leerling vanaf het allereerste jaar doorlopend gevolgd kunnen worden. “Je krijgt zo prachtig zicht op de ontwikkeling van een leerling en kunt op grond daarvan bepalen wat een goed vervolgaanbod is”, zegt Anneke Aantjes, adviseur bij het Marnix Onderwijscentrum in Utrecht. “Ook kun je zien bij welke aanpak een kind het meest baat heeft. Daarnaast kun je informatie opnemen over werkhouding, motivatie, de thuissituatie, leerproblemen. Het houdt je scherp: wat moet je doen om dit kind het gestelde doel te laten halen? Alle andere leerkrachten die met het kind te maken krijgen, hebben meteen het complete dossier ter beschikking.”

2
Leg je erbij neer
Naast het leerlingvolgsysteem moet je ook (wekelijks) de organisatie van de klas bijhouden. Waar is wie met welk vak? Hierdoor kan er gemakkelijk iemand voor je invallen. Erger je niet aan administratieve klussen, zegt Josje Hamel, een oud-docent die nu startende leerkrachten adviseert in dienst van studiecentrum APS. “Het hoort erbij. Ieder beroep heeft administratieve kanten. Her leraarsberoep is meer dan alleen maar lesgeven en proefwerken nakijken.”
3
Maak kattebelletjes
In een klas gebeurt enorm veel en op school is het altijd hectisch. ‘Kleine’ dingen over leerlingen die je denkt te onthouden, vergeet je daardoor. Anneke Aantjes raadt het maken van kattebelletjes aan. “Ik had gele post-it’s”, zegt ze. “Daarop schreef ik dan bijvoorbeeld: ‘Jordy is vandaag onrustig. Hij zit de hele dag aan andere kinderen’. Of: ‘Marjon heeft het rekenen vandaag op die manier aangepakt. Gaat vooruit’. Op een vast moment in de week verwerkte ik deze briefjes in het systeem.”
4
Doe het elke week een uurtje
Ook Josje Hamel adviseert de administratie op een vast moment te doen. “In het onderwijs ben je nooit klaar, maar aan het eind van de dag moet je wel ophouden. Met een structuur maak je het jezelf makkelijker. Veel scholen komen op een gegeven moment met een deadline: ‘Voor 3 maart moeten de handelings- en groepsplannen ingevoerd zijn’. Als je er elke week even voor gaat zitten, voorkom je dikke stapels papier vlak voor de deadline. Met een uurtje in de week kom je er wel.”
5
Denk aan je imago
“Een docent die met losse papierflodders, memo’s en allerlei knipsels en mappen aan het zoeken is naar de juiste info, wekt niet de indruk dat hij de boel op orde heeft. Onwillekeurig legt een ouder of collega misschien een link met je didactische kwaliteiten”, waarschuwt Josje Hamel. Voorkomen dus. Memo’s, losse blaadjes met aantekeningen van collega’s, uitgeprinte mails, een brief van een bezorgde ouder. Noteer alle informatie in het softwareprogramma dat de school er speciaal voor heeft aangeschaft. Hierin kun je achter een naam alle informatie kwijt die je maar kwijt wilt.

6
Doe niet zo moeilijk
Over kinderen die goed meekomen en bij wie ook geen problemen zijn in de sociaal-emotionele sfeer of in de thuissituatie, kun je beperkt aantekeningen maken. “Als uit de registratie duidelijk naar voren komt hoe de ontwikkeling van de leerling verloopt, is het goed”, zegt Anneke Aantjes.

7
Maak jezelf misbaar
Veel leraren zeggen: Ik heb het wel in mijn hoofd. Hamel en Aantjes horen het maar al te vaak. “Dat ze het in hun hoofd precies weten, geloven we wel, maar het is lastig zoeken naar informatie in al die hoofden van iedereen.”

8
Vraag hulp
Hang geen lange verhalen op in het administratiesysteem. Houd het bondig, maar vooral duidelijk. Laat (in het begin) je registratie nalezen door een ervaren collega. Aantjes: “Sommige leerkrachten zijn geboren administrateurs, anderen krijgen het niet op papier. Dat wil niet zeggen dat de ene een betere leerkracht is dan de andere.” Ben jij zo iemand die het niet op papier krijgt? Vraag hulp: ‘Hoe doe jij dat nou?’ Stel jezelf kritische vragen: Wat probeer je nu eigenlijk te zeggen?

9
Klik in een veilige omgeving
‘Ik merk dat niet iedereen het even goed bijhoudt.’ Een volgsysteem werkt optimaal als iedereen het bijhoudt. Merk je dat sommigen de kantjes er van aflopen? Geef het dan door aan je begeleider. Doe het op een veilige plek (dus niet in de lerarenkamer).

10
Profiteer ervan!
Veel docenten zien alleen maar de dwingende noodzaak van het registreren, weet Josje Hamel. “Focus op de waarde die het voor jou kan hebben.” Een nieuw kind in de klas? Jij hoeft niet van de ouders te horen dat hij pdd-nos heeft, nadat je hem (veel te) streng hebt aangepakt. “Dat voelt dan toch lullig. Ouders zijn vaak verbaasd als je dingen over hun kind niet weet. Ze denken dat je veel weet. Zorg dat je in elk geval de belangrijkste dingen op een rijtje hebt. Als moeder baal ik er ook van als ik voor de vijfde keer moet uitleggen dat mijn zoon adhd heeft. Dan denk ik: kun je dat niet even ergens opschrijven?”