Zo overleef je het functioneringsgesprek

Veel mensen hebben een hekel aan het functioneringsgesprek. Jammer, want met de juiste voorbereiding kun je met deze gesprekken je carrière een zet in de juiste richting geven. Hoe? Door sturing te geven aan het gesprek. “Wees proactief!”

Tekst Marieke Davidse

1. Maak afspraken
Er bestaat veel onduidelijkheid over het verschil tussen een functionerings- en een beoordelingsgesprek. Dat wil Jessica Tummer, bedrijfstrainer en schrijfster van het boekje Functioneringsgesprekken in het onderwijs, eerst de wereld uit helpen. Alhoewel beide gesprekken onderdeel zijn van een cyclus en jaarlijks plaatsvinden, is het doel anders. “Een functioneringsgesprek is een gestructureerd tweerichtingsverkeer-gesprek tussen jou en je leidinggevende. Jullie bespreken de huidige werkpraktijk om knelpunten op te sporen. Voor de geconstateerde problemen bedenk je samen oplossingen en maak je afspraken. Het functioneringsgesprek is dus toekomstgericht. De verbetering staat centraal.”

2. Neem ook kennis van het oordeel van je baas
Een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek wisselen elkaar af, horen dus bij elkaar. Een beoordelingsgesprek is eenrichtingsverkeer. Tijdens dit gesprek spreekt je leidinggevende zijn oordeel uit over jouw prestaties. Jij neemt slechts kennis van het oordeel en mag op de uitspraak reageren. In dit gesprek staan je prestaties uit het verleden centraal.
Op het eind van het eerste jaar bij een nieuwe baas wordt vaak bepaald of je jaarcontract wordt omgezet in een contract voor onbepaalde tijd. Daarvoor wordt een beoordelingsgesprek gebruikt. Veel starters weten niet hoe deze beoordeling tot stand komt. “Vraag daar naar”, zegt Saskia van Caem, adjunct-directeur van de St. Janschool te Amsterdam.

3. Weet wat je kunt verwachten
Lees je in, adviseert Van Caem. “Verdiep je in de basis van het personeelsbeleid in je organisatie en weet wat je kunt verwachten. En informeer naar de invulling van het personeelsbeleid op jouw school.”

4. Kom goed beslagen ten ijs
Veel scholen werken met een gesprekssjabloon. Leidinggevende en leerkracht geven elkaar van tevoren de punten die ze willen bespreken, zodat ze zich beiden voor kunnen bereiden. Tummer: “Bekijk de punten die de leidinggevende met je wil bespreken. En wat wil jij tijdens het functioneringsgesprek aan de orde laten komen? Besef dat de leidinggevende eerst naar jouw verhaal luistert en dan pas met zijn punten komt.”

5. Onderbouw je opmerkingen
Als het gaat om minder positieve punten is het raadzaam om van elk punt wat voorbeelden aan te dragen om het probleem te verduidelijken. Denk ook na over mogelijke oplossingen. “Tijdens zo’n gesprek ben je vaak wat gespannen en is het lastiger om voorbeelden en oplossingen te bedenken”, legt Van Caem uit.

6. Denk van tevoren na
Stel jezelf een aantal vragen ter voorbereiding: Wat ging er de afgelopen tijd goed en waar bleek dat uit? Welke ‘bewijzen’ kun je aandragen? Op welke punten ondervond je problemen en hoe kwam dit?
Door zelfreflectie kun je gemakkelijker inhaken op feedback. Bedenk op welke punten de samenwerking goed verloopt en op welke niet. Probeer concrete voorbeelden te formuleren die dat aantonen. Ga ook na waarin jij wordt gehinderd door het beleid van de organisatie. In een functioneringsgesprek kun je ook je opleidingswensen kenbaar maken. Wat wil je binnen deze organisatie bereiken? Probeer voor jezelf concrete wensen te formuleren.

7. Benut je frisse kijk
“Wanneer je nieuw bent, is de kans groot dat je je zo snel mogelijk wilt aanpassen aan de gang van zaken”, vertelt Tummer. “Maar vergeet niet dat jouw frisse blik van onschatbare waarde kan zijn voor een organisatie. Wat valt je op? Wat bevreemd je? Wat vind je prettig? Neem de ruimte je observaties met je leidinggevende te delen.”

8. Wees eerlijk over wat je niet snapt
Ze zullen me wel ongelooflijk dom vinden dat ik dat niet snap. Dit soort gedachten weerhouden je om eerlijk te zijn als je iets niet weet of begrijpt. “Laat het moment tijdens een gesprek, maar ook tijdens een vergadering, niet voorbijgaan. Ik waardeer het juist als mensen zeggen: Ik begrijp het niet, kun je het me uitleggen”, zegt Van Caem, “het maakt me bewust van de vanzelfsprekendheden waar ik vanuit ga.”

9. Houd een vinger aan de pols
Misschien bestaat de neiging na het gesprek achterover te zakken. Maar het begint pas na het functioneringsgesprek. Tummer: “Er zijn namelijk afspraken gemaakt die aanzetten tot verbetering of verandering, maar het nakomen ervan leidt pas werkelijk naar het beloofde resultaat. Het is denkbaar dat door de alledaagse drukte de gemaakte afspraken vooruitgeschoven worden en dan langzaam in het niets verdwijnen. Het helpt om met elkaar een datum af te spreken waarop de verbetering doorgevoerd moet zijn en elkaar daar aan te houden.”

10. Vraag om een andere gesprekspartner
Een van de onderwerpen tijdens het gesprek is de samenwerking tussen jou en je leidinggevende. Maar stel nou dat je problemen hebt, juist met je leidinggevende. Ook hierop heb je invloed. Je kunt bezwaar aantekenen tegen je gesprekspartner: Ik wil wel een functioneringsgesprek, maar niet met jou, of alleen als er iemand anders bij is. Hopelijk is het niet nodig, maar het is van belang te weten welke mogelijkheden er zijn.

11. Pot niet op
Het functioneringsgesprek is een geformaliseerd moment, maar mag nooit de informele gesprekken met je leidinggevende vervangen. Tummer: “Loop dus ook tussentijds bij je leidinggevende binnen en blijf niet rondlopen met dingen die je dwarszitten tot een volgend functioneringsgesprek. Daarmee neemt de lading alleen maar toe en het zal je functioneren hoe dan ook beïnvloeden.”