- blad nr 11
- 1-12-2020
- auteur . Overige
- Redactioneel
Mbo gaat werkdruk te lijf
Vrijwel alle mbo-instellingen zijn aan de slag gegaan met de cao-afspraak over werkdruk. Het ROC Horizon College en Scalda lichten hun werkdrukplan toe. Minder mails en stressmanagement
Als meer dan de helft van je werknemers een te hoge werkdruk ervaart, is het raadzaam daar snel wat aan te doen. ROC Horizon College, met vestigingen in Alkmaar, Heerhugowaard, Hoorn en Purmerend, koos voor een grondige aanpak. Aangezien het onderwerp ‘werkdruk’ is verweven met de hele organisatie, redeneerde Horizon, moet je kijken naar de organisatiedoelen, stijl van leidinggeven, of iedereen zijn eigen rol goed in beeld heeft en hoe medewerkers worden ondersteund. Hoe doe je dat?
Koos Steenaart is docent bij de opvangvoorziening en moet daar voortijding schoolverlaten zien te voorkomen. Daarnaast is hij voorzitter van de ondernemingsraad: “Er is bewust niet vanachter een bureau een mooi plan geschreven. Medewerkers hebben bij allerlei sessies hun meningen en ideeën geventileerd.” Agnes Korver, docent binnen de sector gezondheidszorg en secretaris van de ondernemingsraad: “Het roer gaat niet meteen radicaal om. We waarderen wat goed is en gaan daar mee verder.”
Werkklimaat
Er kwam een regiegroep, die besloot dat de werkdruk tussen leidinggevende en medewerker bespreekbaar moet worden. Werkdruk komt nu aan de orde in de jaargesprekken, bij de overleggen van team en managementteam en periodiek bij de directie. Steenaart: “Tegelijk is ook gestart met een leiderschapsprogramma voor opleidingsmanagers, teamleiders, managers en hoofden. Dit besteedt onder andere aandacht aan het voeren van het goede gesprek en het zorgen voor een klimaat waarin mensen zich kunnen ontwikkelen.”
De twee coaches duurzame inzetbaarheid van Horizon bespreken met collega’s hun welzijn binnen de organisatie. Van individuele werknemers wordt verwacht dat zij actief bijdragen aan hun team. “Dat ontwikkelt zich in het ene team vlotter dan in het andere”, vertelt Steenaart. “Sommige teams gaan snel samen op zoek naar oplossingen, andere moeten meer bij de hand genomen worden.”
‘Teamfoto’s’, oftewel nulmetingen, brachten de bronnen van werkdruk in kaart. “Die lopen uiteen van problemen die voortvloeien uit het samenwerken in een team tot onduidelijkheid over beslissings- en regelbevoegdheid en het al dan niet hebben van autonomie”, vertelt Korver. De teams en medewerkers kunnen kiezen uit een breed palet van interventies. Populair zijn onder andere de cursussen mindfulness, stressmanagement en yoga.
Roosterproblemen
Voor de taaiere oorzaken kwamen er langere termijnplannen, maar de regiegroep zette ook quick wins op een rij. “Soms zijn dat heel basale dingen”, aldus Korver. “Je hebt bijvoorbeeld een groep van 30 en er staan maar 25 tafels in het lokaal. Ook de vele mails met iedereen in de cc willen we aanpakken.” Maar met name roosterproblemen bleken lastig op te lossen. “Onze vakdocenten rekenen en Nederlands moesten ieder uur naar een ander lokaal, terwijl wij geen tussenminuten hebben tussen de lessen. We wilden hen vaste lokalen geven, maar dat bleek heel ingewikkeld in verband met de bezetting van het gebouw.”
In 2019 zijn de eerste werkdrukgesprekken in alle teams gevoerd. Deze werden begeleid door mensen van een andere afdeling binnen de organisatie. Dat werkt volgens Steenaart goed. “En de eigen manager kan zo meedoen aan het gesprek.” Elk team werkt aan eigen, passende afspraken. Daar worden faciliteiten aan gekoppeld.
Steenaart: “De werkdruk blijft in elk geval op de agenda. Ik zie dat ook terug in nieuwe beleidsvoorstellen.” Hij is blij met hoe het bestuur de ondernemingsraad betrekt bij het beleid. “Naar geluiden uit de achterban wordt serieus geluisterd. We zijn echt samen op zoek en zetten samen de koers uit.”
Weg met de bureaucratie
Bij Scalda, een mbo-instelling met verschillende vestigingen in Zeeland, maakten alle teams een eigen plan van aanpak voor de werkdruk. Deze plannen leidden samen tot het Scalda-brede werkdrukplan. Een speciaal opgerichte werkgroep met leden van de ondernemingsraad, het college van bestuur, mensen van de afdeling personeelsbeleid en directeuren stelde de volgende prioriteiten: het voeren van een professionele dialoog die mensen meeneemt in veranderingen, structurele aandacht voor sociale veiligheid, ziekteverzuim en administratieve processen.
Het nieuwe ‘paarse krokodil’-team pakt dit laatste punt aan. Ook medewerkers kunnen ideeën indienen voor het tegengaan van bureaucratie. Annika Hofstede, docent logistiek en vervangend voorzitter van de ondernemingsraad, geeft een voorbeeld van zo’n bron van ergernis: “Dat je verslagen van gesprekken of stagebesprekingen in verschillende systemen moet registreren. Dat kost zoveel tijd.”
Generatiepact
De werkgroep onderzocht ook de mogelijkheden van het generatiepact. “De uitkomst is dat we er niet voor kiezen dat oudere werknemers er drie jaar eerder uit kunnen”, zegt Hofstede. “De jongeren die hen moeten vervangen, zijn in deze regio namelijk niet beschikbaar. In plaats daarvan willen we passende oplossingen voor de verschillende leeftijdscategorieën.”
Verder komt er aandacht voor de werkverdelingsprocedure. Want te veel werk moeten doen in de beschikbare tijd, niet ingezet worden op je kwaliteiten of gebrek aan loopbaankansen: dat leidt ook tot werkdruk.
Er is inmiddels een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Starters worden begeleid door een werkplekbegeleider en een schoolopleider. De nieuwelingen worden uitgenodigd voor een speciale zomerschool en krijgen een informatiemap.
Een programma over preventie en aanpak van pesten en ongewenste omgangsvormen moet de sociale veiligheid vergroten. Daarnaast kunnen medewerkers kiezen uit cursussen over vitaliteit, bewegen, gezondheid, voeding en de balans werk-privé. Met het oog op duurzame inzetbaarheid zijn er bijeenkomsten over loopbaanoriëntatie en pensioen.
Voortgang monitoren
De afdeling personeelsbeleid helpt de afzonderlijke teams met het uitwerken van hun eigen plannen. Deze worden vervolgens opgenomen in het jaarplan. De hierin opgenomen acties en de effecten daarvan komen standaard op tafel bij de managementgesprekken.
Corona gooide wel wat zand in de motor. Hofstede: “Ons werkdrukplan is geschreven op basis van de normale situatie. Er is nu veel veranderd overigens niet altijd in negatieve zin. Zelf moet ik normaal gesproken steeds op en neer van de eerste naar de derde verdieping, nu even niet.” De combinatie van fysiek met digitaal onderwijs pakt best goed uit, vindt zij. “Veel van onze studenten hebben lange reistijden. Voor hen is het fijn dat ze bepaalde lessen thuis kunnen volgen. Onze docenten kunnen ter ondersteuning van het digitale onderwijs allerlei cursussen volgen.”
Het streven is dat het binnen Scalda normaal wordt om te praten over het terugdringen van de werkdruk en vergroten van het werkplezier. “Ik denk dat we na de coronaperiode pas goed kunnen zien hoe ver we daarmee zijn”, zegt Hofstede. Ze heeft goede hoop. “Dit plan leeft binnen Scalda.”
Werkdrukplannen vertraagd
Covid-19 zorgt voor veranderingen in de werkdruk. De stress van het orde houden is misschien weg, maar het lesgeven via internet kan, zeker in combinatie met ‘live’ lessen, ook extra werkdruk geven.
De coronacrisis heeft de uitvoering van veel werkdrukplannen vertraagd. En sommige onderdelen passen even niet. Zo zijn de zorgvuldig tot stand gekomen jaartaken gebaseerd op de normale situatie, zonder corona.
Koos Steenaart van ROC Horizon College ziet dat sommige collega’s hun grenzen niet kunnen aangeven. “Sommigen vinden dat ze ook ’s avonds laat nog bereikbaar moeten zijn.” Daar gaat Horizon het gesprek over aan.
Hélène Jansen, sectorbestuurder van de AOb, adviseert: “Check of er binnen jouw organisatie al maatregelen zijn getroffen om mensen bij dit soort knelpunten te ondersteunen. Bespreek dit in de ondernemingsraad en zorg dat tips en trucs worden uitgewisseld.”